外資系企業の受付職総務事務職・外資系企業での受付職担当・総務事務職担当

外資系企業の受付庶務として、来客応対やその他庶務業務をお願いします。

＜具体的な仕事内容＞
■来客の受付・代表電話の取り次ぎ
事前にアポを取っていただいていた方が、予定の時刻前に来訪されます。予約内容を確認し、内線やチャットで取り次ぎ。会議室へご案内して上座にお通しし、飲み物を出します。

※大体が30分単位で約束の時刻が訪れます。
※外国人の来訪者が多くいらっしゃいます。

■会議室の予約
外資系企業の方々より、英語で会議室予約のリクエストを受けるので、Eメールや電話により英語で回答します。ビデオカンファレンスや音声通信による会議の予約もあり、それに対応できる部屋をセッティング。会議時のボイスの設定や会議室の使い方のご案内もします。

※まずは、予約内容に合わせて定型的な時間や割り当てる部屋を変える作業からはじめます。
※難易度の高い対応はリーダーが担当。慣れてきたらその人のレベルに応じて段階的に処理方法をお教えしていきます。

■請求書の費用の割り振り
各部署の費用の割り振り（経理担当が処理する前段階）を行ないます。所定の資料を参考に、どの部署にいくら分の内訳費用を充てるか配分します。

■備品の管理
各部署よりメールにて依頼される備品の発注を行ないます。

■郵便・宅配便等管理
郵便・宅配便等の仕分け、集配手続きを行なっていただきます。

■社内問い合わせ対応業務
備品から施設管理まで多岐にわたる従業員からのお問い合わせに対応いただきます。

★個人の適性に応じて、上記業務の担当を決めます。場合によっては兼務することもあります。

＜社内のシステムやEメールは原則英語です！＞
メールについては雛型があるので、簡単なコメントを付けたり、送信したりするだけで対応できます。

◇ 雇用保険
◇ 厚生年金
◇ 健康保険
◇ 労災保険
◇ 交通費支給あり